ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS (DMS)

Los documentos son la esencia de tu organización, y un acceso rápido a la versión correcta de los documentos puede ser la diferencia entre el éxito y el fracaso. La administración de documentos de M-Files les permite a las personas indicadas acceder a los archivos indicados de manera instantánea.

Beneficios
Haz que el contenido sea seguro y accesible a la vez.

 

Es importante mantener tus documentos seguros y al mismo tiempo asegurarse de que todos en tu empresa tengan acceso al contenido que necesiten. En M-Files los permisos son establecidos de forma automática y dinámica. Automatiza la seguridad de los documentos y la accesibilidad para todos.

 

Encuentra documentos instantáneamente

 

A veces encontrar el documento adecuado cuando lo necesitas parece imposible. ¿Dónde se guardó ese documento? ¿Quién lo editó por última vez?

¿Qué ocurriría si eso no importara? M-Files elimina el caos de las carpetas tradicionales mediante la organización de contenidos en función de lo que es, para que nunca tengas que recordar dónde se ha guardado o qué versión es la correcta

Una sola versión de cada documento

 

¿Qué pasaría si todos en tu organización pudieran encontrar rápidamente el documento correcto y más actualizado? Con M-Files, hay solo una versión de cada documento. No importa qué tipo de documento se necesite, siempre será el más actual.

 

Compartir y colaborar

 

Compartir documentos con M-Files es tan fácil como hacer un clic con el botón derecho del ratón. Ya sea que necesites enviar un documento a alguien o colaborar con compañeros, M-Files lo mantiene todo organizado y de forma eficiente

Demostración para Guardar Documentos en M-Files

 

Mira este video y aprende cómo puedes guardar documentos en M-Files de forma rápida y sencilla, asegurándote también que podrán ser fácilmente accedidos y encontrados por otros miembros de tu organización.

Daniel Maas
Propietario | North Coast Refrigeration and Electric, Inc.

 

“Guardamos todos nuestros documentos en M-Files. Esto incluye nuestros documentos financieros, como recibos de cuentas, facturas, cuentas por pagar así como también nuestra información de trabajo, como pedidos, presupuestos y contratos. Toda la información de nuestro proyecto, incluyendo fotos del lugar de trabajo, van a M-Files.”

ADMINISTRACIÓN DEL CONTENIDO DE LA EMPRESA (ECM)

Tu negocio depende de la rapidez con la que se pueda accesar información y contenido actualizado para tomar decisiones más inteligentes y rápidas y con ello mantenerse por delante de la competencia. Desde documentos hasta imágenes, videos, archivos de audio y mucho más, M-Files elimina el caos en el contenido al proveer una solución fácil de usar que les permite a tus empleados encontrar rápidamente el contenido que necesitan.

 

Beneficios
Encuentra lo que necesitas instantáneamente

 

A veces encontrar el contenido adecuado cuando lo necesitas parece imposible. ¿Dónde se guardó ese documento? ¿Quién lo editó por última vez?

¿Qué ocurriría si eso no importara? M-Files elimina el caos de las carpetas tradicionales mediante la organización de contenidos en función de lo que es, para que nunca tengas que recordar dónde se ha guardado o qué versión es la correcta

 

Garantiza una alta adopción de usuarios

 

El mayor desafío de poner en marcha un sistema nuevo es lograr que todos lo utilicen. Con M-Files, la adopción por parte del usuario nunca es un problema ya que se ajusta a tu forma de trabajar. Administra contenido y procesos sin la necesidad de consultar un manual de usuario. M-Files Es intuitivo, accesible desde todos los programas que utilizas y es tan sencillo que lo instalas y lo usan, así de simple.

M-Files se integra a la perfección

 

La comunicación es la clave de cualquier relación y el software de tu empresa no es una excepción. M-Files se comunica con el resto de tus sistemas para que puedas descubrir qué es lo que necesitas sin importar dónde te encuentres. Nos integramos a la perfección con cualquier sistema existente como CRM, ERP o cualquier otro sistema de negocios que poseas para que cada bit de información que necesites se encuentre en un único lugar.

 

Automatiza los flujos de trabajo

 

Administrar manualmente los procesos diarios no es hacer un buen uso de tu tiempo. M-Files automatiza los flujos de trabajo operativos como los de aprobación de facturas. Esto significa que puedes asegurar consistencia mientras M-Files verifica que cada paso de tu proceso de negocios sea seguido.

Demostración de Búsqueda en M-Files

 

Buscar (y encontrar) información en M-Files es simple y súper rápido. Busca por nombre de documento, cliente, tipo de documento, palabras claves y más. Encuentra siempre los archivos e información que necesitas al buscar todo el contenido de los documentos.

Henrik Lyder
Director | Bentley Instruments

 

“Adoptar un sistema de administración digital nos permitió asegurarnos de que nuestro personal pudiera encontrar los documentos más actuales – los diseños más actualizados, las instrucciones más recientes sobre cómo construir, y los manuales más actualizados – instantáneamente, en vez de tenerlos todos mezclados en una biblioteca o en una caótica carpeta de PC”.

 

ADMINISTRACIÓN DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL (EIM)

Proporcionar a los empleados un rápido acceso a la información más actualizada que existe en tus múltiples aplicaciones de negocio y bases de datos internas es desafiante. M-Files elimina los silos de información y elimina la barrera entre tus empleados y su información. La información estructurada y no estructurada se libera de los confines de aplicaciones, plataformas y silos de información.

Beneficios
M-Files se integra a la perfección

 

La comunicación es la clave de cualquier relación y el software de tu empresa no es una excepción. M-Files se comunica con el resto de tus sistemas para que puedas descubrir qué es lo que necesitas sin importar dónde te encuentres. Nos integramos a la perfección con cualquier sistema existente como CRM, ERP o cualquier otro sistema de negocios que poseas para que cada bit de información que necesites se encuentre en un único lugar.

 

Encuentra la información adecuada instantáneamente

 

A veces encontrar la información adecuada cuando la necesitas parece imposible. ¿Dónde se guardó ese documento? ¿Quién lo editó por última vez?

¿Qué ocurriría si eso no importara? M-Files elimina el caos de las carpetas tradicionales mediante la organización de contenidos en función de lo que es, para que nunca tengas que recordar dónde se ha guardado o qué versión es la correcta.

Protege la información confidencial

 

Con M-Files, proteger la información confidencial y al mismo tiempo hacerla accesible para personas específicas de la organización es sencillo. M-Files administra los permisos de forma automática y dinámica, garantizando la seguridad de la información y manteniendo la accesibilidad para todos.

Accede a todo desde cualquier dispositivo

Revisa documentos y administra procesos sobre la marcha con la aplicación móvil de M-Files para iPhone, iPad, Android y Windows Phone. Escanea, accede, revisa y aprueba documentos sin importar tu ubicación o tu dispositivo móvil.

Video: Vistas Dinámicas

Las Vistas Dinámicas de M-Files son carpetas virtuales que permiten a los usuarios acceder a la información que necesitan de manera instantánea. Toda la información en M-Files está organizada por lo QUE es en lugar de DÓNDE está almacenada. Entendemos que distintas personas organizan su contenido de maneras diferentes. Es por eso que M-Files te permite organizar y ver lo que sea exactamente como tú quieres. Mira el siguiente video para obtener más detalles sobre las Vistas Dinámicas.

Rick Rambo
Gerente de Operaciones Informáticas | Booth & Associates

 

“Nuestros ingenieros disfrutan del hecho de que ahora cada archivo tiene su dueño, por lo que cuando alguien realiza un cambio en un archivo, la versión del mismo queda etiquetada con su información. Si algo sale mal, existe un rastro de papel. Esa posibilidad de saber quién fue el responsable, junto con el historial de versiones (la habilidad para recuperar versiones previas), son funciones reconfortantes para un montón de personas”.

CALIDAD Y CUMPLIMIENTO

Tu compañía produce productos apegados a altos requerimientos de calidad y de cumplimiento, y administrar adecuadamente el sistema de Calidad de una empresa, incluyendo procedimientos estándares operativos (aprobaciones), registros de entrenamiento, y seguir el rastro de las acciones preventivas y correctivas puede ser desalentador y consumir muchos recursos. M-Files permite mejorar de manera fácil tu sistema de gestión de calidad, cumplir las normativas y pasar rápidamente las auditorías con funcionalidades de administración de documentos y procesos diseñados para organizaciones con estrictas necesidades de calidad y cumplimiento.

Beneficios
Reduce el riesgo normativo

 

No poder cumplir con las normas puede ser algo costoso y arriesgado. Desde las normas ISO 9001 hasta la 21 CFR Parte 11 de la FDA, nuestro trabajo es ayudar a la empresa a mantenerse bajo el cumplimiento de las normativas. M-Files ayuda a disminuir el riesgo del no cumplimiento al organizar, registrar y automatizar todo en su negocio.

 

Trazabilidad y transparencia para tareas pendientes

 

Las no conformidades y los resultados de auditorías pueden ser extremadamente costosos y arriesgados si no sabes dónde están los problemas. M-Files te permite realizar un seguimiento de las acciones asignadas, por auditoría, departamento, estado del flujo de trabajo o cualquier otra propiedad definida. Con esta capacidad de tener información en tiempo real respecto de los estados de las acciones preventivas y correctivas u otra actualización de documentación relacionada, se disminuye el tiempo de preparación para las auditorías, se mejora la comunicación y no se olvidan las acciones correctivas.

Automatiza los procesos de calidad

 

Eres un obsesivo del control y eso es bueno. Obtén información detallada y reportes de las vistas y búsquedas preestablecidad en el sistema, escala a niveles con mayor jerarquía acciones pendientes y obtén notificaciones instantáneas sobre cualquier cambio de manera automática. Mantente al día sobre el documento asignado aprendiendo tareas y ordenando acciones para mitigar los riesgos identificados. Mientras tanto, cada acción se archiva en un registro de auditoría. M-Files automatiza los flujos de trabajo de calidad, como cambios de control, acciones preventivas y correctivas y entrenamiento. Eso significa que puedes asegurar la consistencia mientras M-Files verifica que todos están siguiendo los procedimientos.

Difunde políticas y procedimientos actualizados

¿Qué sucedería si todos en tu organización pudieran encontrar rápidamente la información adecuada? En M-Files existe únicamente una versión de cada documento. Sin importar qué tipo de documento de calidad o de cumplimiento se necesite, siempre será la última versión.

Demostración de Anotaciones y Revisiones

Mira y descubre cómo las anotaciones y el revisiones en M-Files permiten que cualquier usuario de M-Files pueda añadir comentarios a un documento sin modificar el archivo original. Mira todas las anotaciones y comentarios al mismo tiempo, o mira cada comentario de forma individual. Utiliza anotaciones y revisiones en M-Files sobre archivos PDF, documentos Word, hojas Excel, presentaciones PowerPoint y dibujos de Visio.

 

Tyler Lassen

Especialista IT | Idaho Milk Products

“Nuestra empresa es auditada durante todo el año, desde clientes realizando inspecciones para asegurar la calidad hasta nuestras auditorías cuatrimestrales - y con M-Files necesitamos, mucho menos tiempo que antes para administrar las auditorías.”

Tyler Lassen
Especialista IT | Idaho Milk Products

 

“Nuestra empresa es auditada durante todo el año, desde clientes realizando inspecciones para asegurar la calidad hasta nuestras auditorías cuatrimestrales - y con M-Files necesitamos, mucho menos tiempo que antes para administrar las auditorías.”

 
 

PROCESAMIENTO DE FACTURAS

Asegurar que las facturas se paguen a tiempo te ayuda a mantener buenas relaciones con tus proveedores y vendedores. M-Files te permite automatizar y realizar un seguimiento de la revisión y aprobación de facturas así como también de otros procesos financieros de negocio.

 

Beneficios
Flujos de trabajo automatizados

 

Administrar manualmente los procesos diarios no es hacer un buen uso de tu tiempo. M-Files automatiza los flujos de trabajo operativos como los de aprobación de facturas. Esto significa que puedes asegurar consistencia mientras M-Files verifica que cada paso de tu proceso de negocios es seguido

 

Protege la información confidencial

 

Con M-Files, proteger la información confidencial y al mismo tiempo hacerla accesible para personas específicas de la organización es sencillo. M-Files administra los permisos de forma automática y dinámica, garantizando la seguridad de la información y manteniendo la accesibilidad para todos

Accede a todo desde cualquier dispositivo

 

Revisa facturas y administra procesos sobre la marcha con la aplicación móvil de M-Files para iPhone, iPad, Android y Windows Phone. Escanea, accede, revisa y aprueba facturas sin importar tu ubicación o tu dispositivo móvil.

M-Files se integra a la perfección

 

La comunicación es la clave de cualquier relación y el software de tu empresa no es una excepción. M-Files se comunica con el resto de tus sistemas para que puedas descubrir qué es lo que necesitas sin importar dónde te encuentres. Nos integramos a la perfección con cualquier sistema existente como CRM, ERP o cualquier otro sistema de negocios que poseas para que cada bit de información que necesites se encuentre en un único lugar.

Accede a la información clave desde cualquier lugar.

 

M-Files para Móvil hace que tu repositorio de M-Files (incluyendo documentos y flujos de trabajo) sea accesible desde cualquier sitio… incluso desde fuera de la oficina. Las aplicaciones móviles de M-Files están disponibles para ser descargadas en Apple App Store, Google Play y Windows Store.

Jeff Miller
Contralor | AmeriTex
Machine and Fab

 

“Con su gran capacidad de búsqueda y de manejo de flujos de trabajo y con la posibilidad de crear relaciones entre facturas y órdenes de compra, encontramos que M-Files es el sistema ideal para brindar una mayor precisión y puntualidad a nuestros procedimientos de procesamiento de facturas.”

ADMINISTRACIÓN DEL CICLO DE VIDA DE LOS CONTRATOS (CLM)

Administrar contratos manualmente consume mucho tiempo y recursos. M-Files hace más eficiente los procesos de administración de contratos al ayudarte a mantener tus contratos organizados y asegurando que las personas indicadas siempre tengan un rápido acceso a la versión correcta de cualquier contrato desde cualquier lugar o desde cualquier dispositivo.

 

Beneficios
Revisa y aprueba contratos con mayor rapidez

Administrar y seguir el rastro de los flujos de trabajo de los contratos requiere mucho tiempo. M-Files libera más horas en el día al automatizar procesos como la administración del ciclo de vida de los contratos (CLM). Ya que M-Files sabe quién es el responsable de cada tarea que se está realizando, las notificaciones se envían de manera automática.

 

Reemplaza los procesos basados en papel

M-Files reemplaza los procesos ineficientes y propensos a errores basados en papel que todavía se utilizan en muchas empresas. M-Files ofrece un enfoque único para almacenar y organizar dinámicamente los contratos y la información relacionada mediante atributos, como socios, tipo de contrato, estado del ciclo de vida, dueño, fecha de vigencia, etc.

Protege la información confidencial

Con M-Files, proteger la información confidencial y al mismo tiempo hacerla accesible para personas específicas de la organización es sencillo. M-Files administra los permisos de forma automática y dinámica, garantizando la seguridad de la información y manteniendo la accesibilidad para todos.

Accede a todo desde cualquier dispositivo

Revisa contratos y administra procesos sobre la marcha con la aplicación móvil de M-Files para iPhone, iPad, Android y Windows Phone. Accede, revisa y aprueba contratos sin importar tu ubicación o tu dispositivo móvil.

Automatiza los procesos de negocio y aumenta la productividad

Usa los Flujos de Trabajo Automatizados de M-Files para agilizar los procesos de negocio más comunes (como aprobaciones de contratos, contenido e información confidencial, facturación, etc.), para que puedas ser más productivo y asegurar el cumplimiento en toda tu organización.

Mira este video y descubre cómo M-Files controla automáticamente cada paso del proceso del flujo de trabajo y envía una notificación cuando hay algo que requiera ser gestionado. Es simple, rápido y está integrado en M-Files.

 
 

ADMINISTRACION DE PROYECTOS

Planear, organizar y administrar los recursos y los procesos de los proyectos puede ser desalentador y abrumador. Con M-Files, es fácil definir reglas simples para la visibilidad del contenido, los plazos de las tareas y la responsabilidad - motivo por el cual la administración de proyectos es uno de los usos más comunes del cliente de M-Files.

Beneficios
Todo en un sitio

 

A veces encontrar el documento adecuado del proyecto cuando lo necesitas parece imposible. ¿Dónde se guardó ese contrato? ¿Quién lo editó por última vez?

¿Qué ocurriría si eso no importara? M-Files elimina el caos de las carpetas tradicionales mediante la organización de contenidos en función de lo que es, para que nunca tengas que recordar dónde se ha guardado o qué versión es la correcta.

 

Administración de Equipos

 

Mantenerse enfocado y en control de la información durante todo el ciclo de vida de un proyecto es una tarea muy compleja. M-Files te brinda un acceso rápido a la información que necesitas para administrar tu equipo de proyecto.

Administración de Tareas

Administrar manualmente las tareas diarias del proyecto no es hacer un buen uso de tu tiempo. M-Files automatiza tareas funcionales del proyecto como notificar a los miembros del equipo los próximos plazos y entregas, la aprobación y revisión de los procesos, la publicación y mucho más. Eso significa que puedes garantizar la consistencia mientras M-Files verifica que se está siguiendo cada paso en tu proceso de negocio.

 

Administración de proveedores

Administrar las relaciones con los proveedores de tus proyectos requiere una planificación estratégica y la capacidad de controlar y realizar un seguimiento de todas las interacciones con las empresas proveedoras de bienes y servicios para tu proyecto. M-Files ayuda a crear relaciones más estrechas y colaborativas con los proveedores más importantes administrando toda tu información y proporcionando un rápido acceso a la misma desde cualquier lugar, incluso desde tu ERP o CRM.

Brett Bonenberger
CIO | BSA LifeStructures

“Con M-Files, no tuvimos que enfrentarnos con ninguna dificultad. No hubo necesidad de crear aplicaciones personalizadas ni cambios de programación. Una vez que nuestro personal vio sus documentos en M-Files, simplemente encajó. Vemos que la gente crea sus propias vistas para encontrar los documentos con mayor rapidez, más allá de las vistas por defecto que configuramos para cada proyecto”.

RECURSOS HUMANOS

Desde la contratación y el entrenamiento hasta las evaluaciones de rendimiento, nóminas y prestaciones, administrar de manera eficiente a tus empleados te permite retener su talento y maximizar el conocimiento operativo. M-Files administra y sigue el rastro de todos los empleados y RRHH y la información y tareas relacionadas con los empleados para así mantener tu negocio funcionando de manera eficiente.

Beneficios
Aprendizaje y desarrollo

Es importante que todos en tu organización estén al tanto en lo que respecta a las políticas de RRHH. M-Files permite crear, completar y realizar un seguimiento de las tareas de entrenamiento y capacitación sin esfuerzo alguno. Desde orientación hasta el desarrollo de nuevas habilidades, asegurarse de que los empleados estén capacitados y preparados es vital para lograr el éxito.

 

Todo en un mismo lugar

A veces encontrar el documento de RRHH adecuado cuando lo necesitas parece imposible. ¿Dónde se guardó ese documento anual de revisión del personal? ¿Quién lo editó por última vez?

¿Qué ocurriría si eso no importara? M-Files elimina el caos de las carpetas tradicionales mediante la organización de contenidos en función de lo que es, para que nunca tengas que recordar dónde se ha guardado o qué versión es la correcta.

Protege la información confidencial

Con M-Files, proteger la información confidencial de RRHH y al mismo tiempo hacerla accesible para personas específicas de la organización es sencillo. M-Files administra los permisos de forma automática y dinámica, garantizando la seguridad de la información y manteniendo la accesibilidad para todos.

 

Flujos de trabajo automatizados

Administrar manualmente los procesos diarios no es hacer un buen uso de tu tiempo. M-Files automatiza los flujos de trabajo operativos como obtener y hacer circular candidatos y currículums, capacitar a nuevos empleados y realizar revisiones de rendimiento. Eso significa que puedes asegurar consistencia mientras M-Files verifica que cada paso de tu proceso de negocios es seguido.

Video: Permisos Automáticos

Administrar políticas de acceso complejas se convierte en algo abrumador con las limitaciones de la mayoría de los sistemas. M-Files provee un control ilimitado sobre cualquier tipo de contenido y al mismo tiempo hace que las cosas sean simples. Eso es porque los permisos se pueden asignar en base a lo que algo es en lugar de dónde está almacenado. Devuelve el control al responsable administrador de negocios y libera recursos TI con los Permisos Automáticos de M-Files.

Mike Hardy
Director de Contabilidad | Orion Associates

“La capacidad para administrar tareas y enviar notificaciones automáticas de M-Files nos han permitido hacer más eficientes nuestros procesos de ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS Y BENEFICIOS. Por ejemplo, ciertos beneficios están disponibles para individuos después de haber sido nuestros empleados durante un cierto tiempo, y hemos configurado notificaciones automáticas para nuestro personal de RRHH en M-Files para asegurarnos de que los beneficios sean entregados a un nuevo empleado en el momento adecuado”.

 
 

ADMINISTRACION DE ARCHIVOS Y REGISTROS

Controlar y manejar los registros y expedientes de tu compañía durante todo el ciclo de vida es una tarea clave para asegurar el cumplimiento de las obligaciones legales y operativas. Con M-Files, manejar la información es muy fácil – puedes administrar fácilmente registros desde el momento en que son creados hasta su eventual almacenamiento o posible eliminación.

Beneficios
Administración
del ciclo de vida

Desde la creación de registros durante todo el ciclo de vida, incluyendo el uso, mantenimiento, archivado final y destrucción permanente, M-Files permite asegurar de manera fácil que tus tiempos de administración de retención de registros y de procedimientos sigan tus políticas de gobernanza de información.

 

Encuentra lo que necesitas instantáneamente

A veces encontrar el registro adecuado cuando lo necesitas parece imposible. ¿Dónde se guardó ese documento? ¿Quién lo editó por última vez?

¿Qué ocurriría si eso no importara? M-Files elimina el caos de las carpetas tradicionales mediante la organización de contenidos en función de lo que es, para que nunca tengas que recordar dónde se ha guardado o qué versión es la correcta.

Accede a todo desde cualquier dispositivo

Accede a cualquier tipo de registro electrónico y administra procesos relacionados sobre la marcha, desde certificados de nacimiento y declaraciones de impuestos hasta documentos corporativos y registros de entrenamiento, y mucho más con la aplicación móvil de M-Files para iPhone, iPad, Android y Windows Phone. Accede, revisa y firma registros sin importar tu ubicación o tu dispositivo móvil.

 

Protege la información confidencial

Con M-Files, proteger los registros e información confidenciales y al mismo tiempo hacerlos accesibles para personas específicas de la organización es sencillo. M-Files administra los permisos de forma automática y dinámica, garantizando la seguridad de la información e incluso convirtiendo automáticamente documentos a registros protegidos, si es necesario.

Stephen Smith
Practicante de Medicina Ecológica Northwest Healthcare & Wellness Center

“M-Files hace que mi oficina sea mucho más eficiente. Tengo todos mis registros, expedientes y folletos al alcance de la mano, y puedo imprimirlos mientras el paciente está ahí sentado”.

 

ENTRENAMIENTO

Administrar manualmente los requerimientos de aprendizaje y capacitación del personal, desde certificaciones de entrenamiento tanto internas como externas asi como otras tareas de desarrollo del personal es un proceso que requiere mucho tiempo. M-Files automatiza las actividades relacionadas con el entrenamiento y los flujos de trabajo y te permite administrar fácilmente listas de cursos y materiales, así como también registrar, realizar un seguimiento y realizar informes sobre los entrenamientos.

Beneficios
Aprendizaje y pruebas de cumplimiento

Es importante que todos en tu organización estén al día con respecto a procesos, procedimientos y políticas. M-Files permite crear, completar y realizar un seguimiento de las tareas de entrenamiento eficientemente. Desde orientación hasta el desarrollo de nuevas habilidades, asegurarse de que los empleados estén capacitados y preparados es vital para lograr el éxito de cualquier organización.

 

Automatiza los procesos de entrenamiento

Administrar manualmente los procesos diarios no es hacer un buen uso de tu tiempo. M-Files automatiza los flujos de trabajo relacionados con los entrenamientos como asegurarse de que todo el personal de la planta o departamento haya leído las instrucciones actualizadas de un proceso. Asegura consistencia mientras M-Files te ayuda a verificar que tus procesos del negocio son seguidos.

Difunde políticas y procedimientos actualizados

¿Qué sucedería si todos en tu organización pudieran encontrar rápidamente la información adecuada? Con M-Files, existe una única versión de cada documento. No importa qué tipo de documento se necesite, siempre estará actualizado.

 

Garantiza una alta adopción de usuarios

El mayor desafío de poner en marcha un sistema nuevo es lograr que todos lo utilicen. Con M-Files, la adopción por parte del usuario nunca es un problema ya que se ajusta a tu forma de trabajar. Administra documentos de entrenamiento, información y procesos sin la necesidad de tener que consultar un manual de usuario. M-Files Es intuitivo, se integra con muchos sistemas de negocio estándar y es tan sencillo que lo instalas y lo usan, así de simple.

 

PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS ESTÁNDAR (SOP)

Los Procedimientos Operativos Estándar proporcionan a tus empleados una referencia de mejores prácticas, actividades y tareas de negocio. Con M-Files, asegúrate de que tu personal tenga acceso sólo a las versiones más actualizadas de los procedimientos operativos estándar y asegúrate de que las personas indicadas las hayan leído.

 

Beneficios
Aprendizaje y desarrollo

Es importante que todos en tu organización estén al día con respecto a estándares, políticas y procedimientos. M-Files permite crear, completar y realizar un seguimiento de las revisiones e implementación de los Procedimientos Operativos Estándar con mayor eficiencia.

 

Encuentra lo que necesitas instantáneamente

A veces encontrar el Procedimiento Operativo Estándar adecuado cuando lo necesitas parece imposible. ¿Dónde se guardó ese documento?

¿Qué ocurriría si eso no importara? M-Files elimina el caos de las carpetas tradicionales mediante la organización de contenidos en función de lo que es, para que nunca tengas que recordar dónde se ha guardado o qué versión es la correcta

Automatiza procesos

Administrar manualmente los procesos diarios no es hacer un buen uso de tu tiempo. M-Files automatiza flujos de trabajo como control y aprobación de documentos. Esto significa que puedes asegurar consistencia mientras M-Files verifica que cada paso de tu proceso de negocios es seguido.

 

 

Accede a todo desde cualquier dispositivo

Mira Procedimientos Operativos Estándar y administra procesos sobre la marcha con la aplicación móvil de M-Files para iPhone, iPad, Android y Windows Phone. Accede, revisa y aprueba Procedimientos Operativos Estándar sin importar tu ubicación o tu dispositivo móvil.

M-Files para Móvil –Demostración de eSigning

M-Files para Móvil permite a las empresas que forman parte de industrias altamente reguladas mantener el cumplimiento de las normas sin necesidad de estar en la oficina. La funcionalidad eSignature integrada en M-Files permite a las empresas firmar documentos de forma digital bajo los estándares FDA 21 CFR Parte 11 y Eudralex Vol 4 Anexo 11 para firmas digitales.

 

ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS (CAPA)

Corregir completamente un problema de manufactura o una no conformidad iniciando una acción preventiva y correctiva es una tarea clave para asegurar una alta calidad y poder cumplir con las políticas, reglas y compromisos. M-Files te permite organizar y administrar todos los documentos relacionados con la calidad (como Procedimientos Operativos Estándar) y procesos asociados, como Acciones Preventivas y Correctivas.

 

Beneficios
Automatiza procesos

Administrar manualmente los procesos diarios no es hacer un buen uso de tu tiempo. M-Files automatiza flujos de trabajo como confirmar que cualquier acción relacionada con una Acción Preventiva y Correctiva se haya completado. Eso significa que puedes asegurar consistencia mientras M-Files verifica que cada paso de tu proceso de negocios es seguido.

 

 

Mejor Visibilidad

Es importante que el personal de Aseguramiento de Calidad de tu organización pueda ver y controlar todas las acciones relacionadas con Acciones Preventivas y Correctivas. M-Files permite una vista de 360 grados de todas las acciones y documentación relacionada con las Acciones Preventivas y Correctivas para que el personal de Aseguramiento de Calidad tenga toda la información que necesita.

M-Files se integra a la perfección

La comunicación es la clave de cualquier relación y el software de tu empresa no es una excepción. M-Files se comunica con el resto de tus sistemas para que puedas descubrir qué es lo que necesitas sin importar dónde te encuentres. Nos integramos a la perfección con cualquier sistema existente como CRM, ERP o cualquier otro sistema de negocios que poseas para que cada bit de información que necesites se encuentre en un único lugar.

 

Accede a todo desde cualquier dispositivo

Mira y administra procesos sobre la marcha con la aplicación móvil de M-Files para iPhone, iPad, Android y Windows Phone. Participa en flujos de trabajo relacionados con Acciones Correctivas y Preventivas sin importar tu ubicación o tu dispositivo móvil.

 

ADMINISTRACIÓN CONTABLE

Las operaciones del día a día de tu negocio dependen fuertemente de una buena administración e información para toma de decisiones. Esto requiere un procesamiento eficiente de documentos como facturas, recibos, órdenes de compra, declaraciones financieras y documentos sobre impuestos. M-Files te permite controlar tu documentación contable, ayudando a incrementar el rendimiento y la competitividad mientras que se mejora la eficiencia operativa y se evitan riesgos.

 

Beneficios
Encuentra lo que necesitas instantáneamente

 

A veces encontrar los documentos contables adecuados cuando los necesitas parece imposible. ¿Dónde se guardó ese documento? ¿Quién lo editó por última vez?

¿Qué ocurriría si eso no importara? M-Files elimina el caos de las carpetas tradicionales mediante la organización de contenidos en función de lo que es, para que nunca tengas que recordar dónde se ha guardado o qué versión es la correcta

 

Protege la información confidencial

 

Con M-Files, proteger la información confidencial y al mismo tiempo hacerla accesible para personas específicas de la organización es sencillo. M-Files administra los permisos de forma automática y dinámica, garantizando la seguridad de la información y manteniendo la accesibilidad para todos

Automatiza los procesos contables

 

Administrar manualmente los procesos diarios no es hacer un buen uso de tu tiempo. M-Files automatiza flujos de trabajo contables como enviar una orden de compra para su aprobación, procesar facturas, asi como revisar y completar una declaración de impuestos o documentación normativa. Esto significa que puedes asegurar consistencia mientras M-Files verifica que cada paso de tu proceso de negocios es seguido.

 

Informes de gastos desde cualquier dispositivo

 

Administra procesos de informes de gastos sobre la marcha con la aplicación móvil de M-Files para iPhone, iPad, Android y Windows Phone. Escanea, guarda, e ingresa recibos para su aprobación, sin importar tu ubicación o tu dispositivo móvil.

Demostración de Escaneo Móvil

Mira este video y aprende cómo escanear documentos (como recibos de gastos) directamente desde M-Files, usando la aplicación móvil de M-Files.

Daniel Maas
Propietario | North Coast Refrigeration and Electric, Inc.

 

“Guardamos todos nuestros documentos en M-Files. Esto incluye nuestros documentos financieros, como recibos de cuentas, facturas, cuentas por pagar, así como también nuestra información de trabajo, como pedidos, presupuestos y contratos. Toda la información de nuestro proyecto, incluyendo fotos del lugar de trabajo, van a M-Files.”

 

AUTOMATIZACIÓN DE MARKETING Y VENTAS

Tu negocio se apoya en un software CRM para mantenerse en contacto con los clientes, prospectos u otros contactos. M-Files se puede integrar en tu sistema CRM existente creando una conexión perfecta entre tu plataforma principal de automatización de ventas y el contenido crítico que tu equipo de ventas necesita para obtener grandes resultados. Con M-Files, los documentos relacionados con los clientes (como propuestas, presentaciones, contratos, órdenes de compra, facturas, presupuestos y correos electrónicos) se pueden encontrar y acceder con rapidez, directamente desde el CRM que elijas.

 

Beneficios
Garantiza una alta adopción de usuarios

El mayor desafío de poner en marcha un sistema nuevo es lograr que todos lo utilicen. Con M-Files, la adopción por parte del usuario nunca es un problema ya que se ajusta a tu forma de trabajar. Administra y organiza documentación clave de ventas y marketing y procesos relacionados para asegurarte de que tu equipo de ventas funcione a la perfección sin la necesidad de consultar un manual de usuario. M-Files Es intuitivo, accesible desde todos los programas que utilizas y simplemente funciona.

 

Todo en un mismo lugar

A veces encontrar el documento adecuado cuando lo necesitas parece imposible. ¿Dónde se guardó ese documento? ¿Quién lo editó por última vez?

¿Qué ocurriría si eso no importara? M-Files elimina el caos de las carpetas tradicionales mediante la organización de contenidos en función de lo que es, para que nunca tengas que recordar dónde se ha guardado o qué versión es la correcta.

M-Files se integra a la perfección

La comunicación es la clave de cualquier relación y el software de tu empresa no es una excepción. M-Files se comunica con el resto de tus sistemas para que puedas descubrir qué es lo que necesitas sin importar dónde te encuentres. Nos integramos a la perfección con cualquier sistema existente CRM, ERP y cualquier otra herramienta de negocios para que cada bit de información que necesites se encuentre en un único lugar.

Compartir y colaborar

Compartir documentos con M-Files es tan fácil como hacer un clic con el botón derecho del ratón. Ya sea que necesites enviar un documento a un cliente o colaborar con compañeros, M-Files lo mantiene todo organizado y de forma eficiente.

Paul Ellison
Vice Presidente, Administración de la Información | Fläkt Woods

 

“Con M-Files, podemos visualizar el estado actual de un flujo de trabajo específico al instante, tenemos una clara comprensión de todos los cambios de diseño que se producen, y podemos ver todas las interacciones que han tenido lugar entre clientes y proveedores”.

 

© 2016 por Arkiva

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